Zeichnungsberechtigung frühzeitig prüfen
Der erste Schritt besteht darin, die aktuellen Vertretungsverhältnisse zu überprüfen. Entscheidend ist insbesondere, welche Personen im Handelsregister als zeichnungsberechtigt eingetragen sind und ob sie über Einzel- oder Kollektivunterschrift verfügen.
Ein aktueller Handelsregisterauszug schafft Klarheit über die formellen Vertretungsverhältnisse der Gesellschaft.
Banken und laufende Geschäfte absichern
Fällt die einzige zeichnungsberechtigte Person aus, können im Alltag erhebliche Probleme entstehen. Bankgeschäfte, Zahlungen oder Vertragsabschlüsse können unter Umständen nicht mehr wie gewohnt vorgenommen werden.
Je nach Situation benötigen Banken und andere Geschäftspartner einen entsprechenden Handelsregistereintrag oder einen gültigen gesellschaftsrechtlichen Beschluss, bevor eine neue Person rechtswirksam handeln kann.
Verwaltungsrat muss Handlungsfähigkeit sicherstellen
Bei einer Aktiengesellschaft kommt dem Verwaltungsrat eine zentrale Rolle zu. Er muss dafür sorgen, dass die Gesellschaft handlungsfähig bleibt und ihre gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen erfüllen kann.
Je nach Situation kann beispielsweise ein weiteres Verwaltungsratsmitglied oder eine Person aus der Geschäftsführung mit entsprechenden Zeichnungsberechtigungen ausgestattet werden. Die erforderlichen Änderungen sind anschliessend beim Handelsregister anzumelden.
Handelsregistereintrag beachten
Die Zeichnungsberechtigung einer Person sollte nicht nur intern geregelt werden. Für den Geschäftsverkehr ist auch die korrekte Eintragung im Handelsregister von zentraler Bedeutung.
Änderungen der eingetragenen Vertretungsverhältnisse sollten deshalb möglichst rasch umgesetzt und zur Eintragung angemeldet werden. So wird gegenüber Geschäftspartnern und weiteren Dritten Klarheit über die Vertretungsverhältnisse geschaffen.
Was passiert bei vollständiger Handlungsunfähigkeit?
Besonders anspruchsvoll wird die Situation, wenn keine handlungsfähigen Organe mehr vorhanden sind und die Gesellschaft ihre Angelegenheiten nicht selbst regeln kann.
In solchen Fällen können je nach Gesellschaftsform und konkreter Situation gerichtliche Massnahmen erforderlich werden. Ziel ist es, die gesetzeskonforme Vertretung und Handlungsfähigkeit der Gesellschaft wiederherzustellen.
Prävention: Mehrere Personen berechtigen
Das Risiko lässt sich am einfachsten reduzieren, wenn die Gesellschaft nicht von einer einzigen zeichnungsberechtigten Person abhängig ist.
Je nach Organisation und Bedürfnissen können beispielsweise mehrere Personen mit Kollektivunterschrift oder geeignete Stellvertretungsregelungen vorgesehen werden. Dadurch bleibt die Gesellschaft auch dann handlungsfähig, wenn eine einzelne Person vorübergehend oder dauerhaft ausfällt.
Fazit
Eine einzige zeichnungsberechtigte Person kann für eine Gesellschaft ein erhebliches organisatorisches und rechtliches Risiko darstellen. Unternehmen sollten ihre Vertretungsverhältnisse deshalb regelmässig überprüfen und sicherstellen, dass auch bei einem unerwarteten Ausfall die Handlungsfähigkeit gewährleistet bleibt. Mehrere Zeichnungsberechtigte und klare Stellvertretungsregelungen schaffen dabei eine wichtige organisatorische Absicherung.
